Задать вопрос
Задать вопрос
Ваше сообщение отправлено
Наверх
Язык:Русский
Услуги
ГлавнаяУслуги East & West Change ManagementНаведение порядка в бизнесеНаведение порядка в бизнес-процессах

Наведение порядка в бизнес-процессах

Бизнес-процесс – это некоторое количество регулярно повторяющихся в рамках компании действий, каким-то способом взаимосвязанных и взаимозависимых. В качестве примера возьмем бизнес-процесс отгрузки товара покупателю.

Навести порядок в бизнес-процессах можно только, если Вы примете решение начать управлять ими. Бизнес-процессы должны стать объектом регулярного управления в Вашей компании наряду с персоналом, финансами и т.д.

Порядок в бизнес-процессах означает такое положение дел, когда:

  • по всем бизнес-процессам есть ясный ответ на вопрос «для чего они нужны компании?»;
  • у всех бизнес-процессов есть «хозяин», то есть сотрудник, который управляет им, то есть является ответственным за результат бизнес-процесса, контролирует его «пробег» и эффективность;
  • для всех бизнес-процессов определен «клиент» – внутренний и/или внешний потребитель результата бизнес-процесса;
  • бизнес-процессы компании (как минимум основные) пошагово описаны, то есть формализованы;
  • существует библиотека бизнес-процессов, их единый реестр и есть ответственный за ее поддержание в актуальном состоянии;
  • все бизнес-процессы поддерживаются в актуальном состоянии, вновь возникающие процессы описываются, не нужные процессы отменяются;
  • по всем бизнес-процессам и их важным составляющим определены показатели, измеряющие их эффективность – скорость, качество, степень удовлетворения клиента (внутреннего или внешнего).

Вам может показаться, что внедрить все это в реальной жизни и в реальной компании невозможно – слишком трудоемко и… просто нереально. Вы можете даже прийти к выводу, что это бессмысленно – только зря будет потрачено много времени, увеличится внутренняя бюрократия и трудозатраты.

Мы с этим не согласимся. Мы убеждены, что внедрение системы управления бизнес-процессами поможет Вашей компании:

  • увеличить качество конечного продукта компании;
  • увеличить уровень удовлетворенности собственников компании;
  • увеличить уровень удовлетворенности и лояльности внешних клиентов от всех контактов с компанией и от самого продукта компании;
  • увеличить добавленную стоимость, которую зарабатывает компания;
  • сократить затраты за счет ликвидации ненужных процессов и повышения эффективности текущих процессов;
  • перераспределить ответственность за результаты деятельности компании – перенести ее часть на менеджеров среднего звена и рядовых сотрудников;
  • повысить прозрачность работы в компании;
  • улучшить уровень организационной культуры в компании;
  • видеть, что можно улучшать в бизнес-процессах;
  • как следствие, увеличить долю компании на рынке и прибыль.

Это источник прорыва. Это синергия. Оно того стоит.

Чем East & West Change Management может быть Вам полезна?

Мы поможем Вам наладить систему управления бизнес-процессами:

  • провести ревизию бизнес-процессов – систематизировать бизнес-процессы, выявить ненужные бизнес-процессы, внести необходимые изменения в нужные Вашей компании бизнес-процессы, оценить их эффективность, предложить пилотные проекты по повышению эффективности бизнес- процессов;
  • разработать показатели, измеряющие эффективность бизнес-процессов;
  • создать описания – регламенты бизнес-процессов, определить «хозяев» бизнес-процессов;
  • внедрить правила работы с бизнес-процессами;
  • организовать работу с библиотекой бизнес-процессов и единым реестром бизнес-процессов;
  • провести обучение Ваших сотрудников, оказать им практическую помощь и организовать работу по проекту «Внедрение системы управления бизнес-процессами».

Мы также поможем Вам сберечь Ваше время и время Ваших сотрудников, ведь эта работа потребует выделения дополнительных трудозатрат.

А еще мы поможем Вам сберечь Ваши нервы и силы, сохранить отношения, ведь Вы можете столкнуться с сопротивлением некоторых Ваших сотрудников.

Коротко об управлении бизнес-процессами

Бизнес-процессы отличаются от выполняемых функций тем, что в них могут участвовать сотрудники разных подразделений. Фактически каждую компанию пронизывает большое количество бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс состоит из целого комплекса действий, которые выполняют сотрудники разных подразделений, каждое в своей части.

Как уникален порядок ведения дел, функционально-должностное распределение и структура каждой компании, так уникальны и бизнес-процессы каждой компании. В каждой компании свои измерители, свои этапы, по своему распределена ответственность.

Например, процесс отгрузки товара покупателю может состоять из формирования и согласования заявки от покупателя (отдел продаж), контроля поступления предварительной оплаты (бухгалтерия или отдел продаж), выписки накладной на отгрузку (бухгалтерия или склад), комплектации заказа (склад), погрузки товара в машину (склад), доставки товара покупателю (отдел доставки) и его передача покупателю (отдел доставки или склад).

Необходимо систематизировать бизнес-процессы, то есть определить их виды и основные процессы по каждому виду. Например, процессы могут делиться на основные, вспомогательные и управленческие. Начинать работу по наведению порядка следует с основных бизнес-процессов, затем приступать к следующим бизнес-процессам по степени их важности.

Необходимо также систематизировать ключевых партнеров – клиентов компании и их потребности, определить их виды, подвиды и потребности по ним. Например, клиенты могут делиться на собственников (акционеров), внешних клиентов (поставщики, покупатели) и внутренних клиентов (подразделения внутри компании).

Как определить начало и конец отдельного бизнес-процесса? Мы считаем, что ответ лежит в области удобства управления бизнес-процессом в конкретной компании ее менеджерами.

Бизнес-процесс не должен быть слишком большим, но не должен быть и слишком маленьким. Если он слишком большой ( например, больше 20 действий), то его возможно, надо разбить на более мелкие процессы. Если слишком маленький (например, меньше 4-5 действий), то его следует рассмотреть, как часть большего процесса.

Бизнес-процесс должен иметь ясный результат. Например, взятый за пример процесс отгрузки товара покупателю имеет результат – товар отгружен покупателю.

Каждый бизнес-процесс должен быть описан во внутреннем документе. Назовем его регламентом осуществления бизнес-процесса. Удобно составлять его в Exel таблице. В нем обязательно должны быть ответы на вопросы: какого вида этот бизнес-процесс (основной, вспомогательный или управленческий), «для чего существует данный бизнес-процесс», какой конечный результат бизнес-процесса, кто ответственный («хозяин») за результат бизнес-процесса, показатели по которым измеряют эффективность бизнес-процесса, для кого выполняется бизнес-процесс (кто его «клиент»). Затем последовательно в столбик записываются действия, необходимые для выполнения бизнес-процесса. А в шапке таблицы записываются: результат данного действия (например ттн оформлена), время на его осуществление, кто исполнитель данного действия (ФИО, должность, подразделение), кто получатель результата (ФИО, должность, подразделение), при необходимости может быть срок, к которому должно быть выполнено действие, а также другие важные для компании пункты. Потом по каждому действию заполняется содержание ячеек. Важно, чтобы все участники бизнес-процесса были согласны, желательно ознакомлены с ним письменно и имели его у себя, как инструкцию по выполнению.

Библиотека всех регламентов должна храниться в одном месте у ответственного за управление бизнес-процессами сотрудника. Все регламенты должны быть включены в реестр. Все регламенты, реестр и библиотека должны поддерживаться в актуальном состоянии.

Управление бизнес-процессами представляет само по себе отдельный бизнес-процесс, в котором необходимо все время прорабатывать 5 базовых вопросов:

  1. Для кого делать? – Необходимо действовать для удовлетворения потребностей клиентов – партнеров.
  2. Что и как делать? – Необходимо описать процессы.
  3. Насколько эффективно то, что делается? – Необходимо оценивать эффективность бизнес-процессов.
  4. Что исправить? – Необходимо постоянно совершенствовать процессы.
  5. Стало ли лучше? – Необходимо контролировать эффекты изменений.

Система управления бизнес-процессами компании будет эффективной при выполнении следующих принципиальных требований:

  • повсеместности распространения – необходимо, чтобы сотрудники всей компании понимали принципы управления бизнес-процессами и выполняли их;
  • собственности – у каждого бизнес-процесса должен быть «хозяин», управляющий всем процессом, ответственный за его эффективное выполнение;
  • клиент-ориентированности – каждый бизнес-процесс должен быть ориентирован на потребности клиентов внутренних и внешних;
  • формализации – все бизнес-процессы должны быть описаны и централизованно учтены.

Услуги